کمک به تیم برای کسب موفقیت

تصور کنید که با اشتیاق سرکار آمده‌اید، ولی به‌خاطر مشکلات پیکربندی، ۲۰ دقیقه طول می‌کشد که لپ‌تاپتان بالا بیاید. کمی بعد، چشمهایتان به‌خاطر سوسو زدن چراغ مطالعه می‌سوزد و مجبورید که در دفتر کت بپوشید، چون دوباره بخاری ازکارافتاده است. بعلاوه، به کمک نیاز دارید، ولی سمت‌های اجرایی کلیدی دپارتمانتان هنوز خالی هستند. نمی‌دانید که منگنه کجاست! اگرچه این مثال اغراق‌آمیز است، ولی بیشتر ما می‌دانیم که کار بدون حمایت لازم چقدر اعصاب‌خردکن و استرس‌زاست. یعنی بدون کمک، ابزار و منابع، باید کارمان را درست انجام دهیم. اگر در سمت مدیریت هستید، یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌هایتان این است که اعضای تیمتان همه ابزار لازم را برای کار ایمن، راحت و پربازده داشته باشند. در این مطلب، روش کمک به تیم برای کسب موفقیت را بررسی خواهیم کرد.

اهمیت حمایت خوب

همه ما به «ابزار» مناسبی برای کارمان نیاز داریم. این ابزار ممکن است اشیاء فیزیکی مثل رایانه، صندلی راحت، گوشی موبایل و چراغ مطالعه روشن باشند. شاید هم چیزهای نه‌چندان ملموسی مثل آموزش، حمایت مدیران و همکاران یا گردش منظم اطلاعات مطمئن باشند. وقتی ابزار لازم را برای کارمان نداشته باشیم، بهره‌وری‌مان پایین می‌آید و سریعاً درمانده، عصبانی یا مضطرب می‌شویم.

به گفته راد وگنر و جیمز هارتر، محققان مرکز گالوپ و نویسندگان کتاب «۱۲: مؤلفه‌های مدیریت عالی» (۲۰۰۶)، مهم‌ترین کار برای حفظ رضایت و تأثیرگذاری افرادتان این است که ابزار، منابع و تجهیزات مناسبی را به آنها بدهید.

حمایت لازم از افرادتان و کمک به تیم برای کسب موفقیت مزایای بسیاری دارد. بی‌تردید، با حمایت، کار آسان‌تر، ایمن‌تر و لذت‌بخش‌تر می‌شود؛ و تأثیرگذاری افرادتان خیلی بالاتر می‌رود.

به‌هرحال، هرکسی می‌خواهد که کارش را خوب انجام دهد و در این دنیا تأثیرگذار باشد. در نبود ابزار و حمایت لازم، نمی‌توانیم کار معناداری کنیم. این وضعیت آزاردهنده و دلسردکننده‌ای است.

وقتی اعضای تیم ابزار لازم را داشته باشند تا کارشان را خوب انجام دهند، این نشانه حمایت و اعتماد شما و کل سازمان است. این عامل انگیزشی مهمی است!

نکته:

یادتان باشد که با حمایت از اعضا و کمک به تیم برای کسب موفقیت، به آنها قدرت انجام کار می‌دهد؛ نه اینکه خودتان کار آنها را انجام دهید. اگر افرادتان با تمام وجود کار نمی‌کنند، می‌توانید از راهکارهای مطالب ما با عنوان کمک به مسئولیت‌پذیری افراد و برخورد با عملکرد ضعیف استفاده کنید.

پیشنهاد مشاهده چرا داشتن ذهنیت رشد برای موفقیت شغلی ضروری است؟

انجام حمایت درست

بنابراین، چطور همه ابزار لازم را در اختیار افرادتان می‌دهید تا به‌خوبی کار کنند؟ با انجام شش مرحله زیر می‌توانید تیمتان را آماده موفقیت کنید.

مرحله ۱: بپرسید

خیلی بدیهی است، ولی یکی از بهترین راه‌های شناخت نیازهای اعضا و کمک به تیم برای کسب موفقیت این است که از آنها بپرسید. فوراً می‌توانند نقاط ضعف و قوت را بگویند.

گاهی، با سؤالات خیلی دقیق می‌توانید بفهمید که اعضای تیمتان دقیقاً چه ابزارها و منابعی لازم دارند. این سؤالات را بپرسید:

بزرگ‌ترین مشکلاتت در کار چیست؟
آیا ابزار فیزیکی لازم را برای انجام کارت داری؟
هرچند وقت یکبار برای دریافت اطلاعات کلیدی زنگ می‌زنی یا در اینترنت جستجو می‌کنی؟
آیا راحت می‌توانی با بقیه اعضای تیم تماس بگیری؟
آیا گردش اطلاعات در داخل دپارتمان یا تیم خوب است؟
کدام قسمت از فرایندهای گردش کار یا روز کاری تو ناکارآمد هستند؟
آیا آموزش لازم را برای عملکرد مناسب در محل کار دیده‌ای؟
آیا با آموزش بیشتر، عملکردتان بهتر یا کارآمدتر می‌شود؟
چه چیزی بیشتر از همه شما را مضطرب می‌کند؟

می‌توانید این سؤالات را حضوری، از طریق ایمیل یا حتی با پیمایش رضایت کارکنان مخصوص بپرسید.

مرحله ۲: درست بر کار نظارت کنید

با چه دقتی کار تیمتان را دنبال می‌کنید؟ یکی از روش‌های اصلی حمایت از تیم این است که در کارها و پروژه‌های تیم مشارکت کنید. رهبران فعال مطمئن‌تر از رهبرانی هستند که یک گوشه نشسته‌اند یا دور از دسترس هستند.

یکی از بهترین شیوه‌های نظارت بر کار تیمتان این است که مدیریت با سرکشی (MBWA) را تمرین کنید. با این کار، هر روز فرصت دارید که در چشم باشید، با تیمتان ارتباط برقرار کنید و اطلاعات لازم را به افرادتان بدهید تا خوب کار کنند. همچنین مهارت‌های اساسی لازم برای مدیریت تیم را به کار ببرید.

اگرچه باید از کارهای تیمتان مطلع باشید، نباید اعضای تیم را با مدیریت خو خرد کنید. اگر بیش از حد پیگیر باشید یا خیلی در کارهایشان دخالت کنید، مضطرب و اذیتشان خواهید کرد. با پیگیری منظم، توجه صادقانه به کارشان و اعتماد به توانمندی‌هایشان، تعادل درستی را برقرار کنید.

پیشنهاد مشاهده 5 رمز موفقیت آدیداس

یکی دیگر از جنبه‌های اساسی حمایت این است که درست و منظم بازخورد بدهید. با این کار، اطلاعات لازم را به افرادتان می‌دهید تا پیشرفت و رشد کنند. اگر بازخورد ندهید، شاید فکر کنند که برایتان اهمیتی ندارد یا توجه نمی‌کنید. در بدترین حالت، شاید اصلاً فکر کنند که کارشان برای شما مهم نیست.

مرحله ۳: حمایت مدیریتی

باید به‌عنوان مدیر هم از اعضای تیمتان حمایت کنید.

اولاً، باید بدانند که چه توقعاتی از آنها دارید. باید شرح وظایف مشخص باشد، از مدیریت بر اساس اهداف استفاده کنید و اهداف هوشمندانه‌ای تعیین کنید و به افرادتان کمک کنید تا در مسیر درستی قرار بگیرند و به اهدافشان برسند.

باید با ارتباط با اعضای تیم، از آنها حمایت کنید. یعنی باید در شرایط پرتنش، آنها را آگاه کنید تا بدانند که وضعیتشان در پروژه‌های بزرگ چیست. باید در حین کارهای کلی روزمره هم با آنها ارتباط داشته باشید.

نکته:

برای شناخت سطح ارتباطاتتان و مشاهده نکات خاصی برای بهبود آن، در این آزمون شرکت کنید: مهارت‌های ارتباطی‌تان در چه حدی هستند؟

مدیر باید بزرگ‌ترین حامی تیم باشد. هر کاری که از دستتان برمی‌آید برای حمایت از ایده‌ها، تصمیمات و طرح‌های تیمتان کنید.

اعضای تیمتان باید بدانند که از کارشان راضی هستید و از آنها حمایت می‌کنید. «تشکر» و تشویق درست تیمتان یکی دیگر از راه‌های مهم ترغیب آنهاست. در آخر، نگاهی به مهارت‌ها و آموزش اعضای تیمتان بیندازید. آیا دانششان در حدی هست که کارشان را درست انجام دهند؟ اگر مطمئن نیستید، با ارزیابی نیازهای آموزش، بفهمید که آموزش لازم را دیده‌اند یا خیر.

مرحله ۴: ایمنی را بررسی کنید

افرادتان نیازمند و سزاوار محیط کاری سالم و امن هستند. شما موظفید که رضایت و راحتی آنها را تأمین کنید تا به‌خوبی بتوانند کار کنند.

در سازمان یا دپارتمان سرکشی کنید. فضا باید تمیز، راحت و پرنور باشد. ساختمان باید سالم و دارای تهویه خوب باشد و در حالت ایده‌آل، باید محیط کاری راحت و شادی داشته باشد.

به میز و صندلی اعضای تیمتان نگاهی بیندازید. آیا کسی ناراحت است، یا به‌خاطر فشار پی‌درپی آسیب‌دیده؟ در این صورت، مشکلات را حل کنید.

پیشنهاد مشاهده درد=رشد

نکته:

خیلی از کشورها قوانین کاملاً توسعه‌یافته‌ای درباره سلامت و ایمنی دارند و شما به‌عنوان مدیر باید این را بدانید. برای کسب اطلاعات بیشتر، به این لینک‌ها بروید:

استرالیا – سلامت و ایمنی شغلی (دولت استرالیا)
کانادا – مرکز سلامت و ایمنی شغلی کانادا
هند – سلامت و ایمنی شغلی (دولت هند)
انگلیس – سازمان سلامت و ایمنی
ایالات متحده – سازمان سلامت و ایمنی شغلی

مرحله ۵: ارائه تجهیزات و لوازم

تجهیزات و لوازم تیم اشیاء فیزیکی هستند که برای کارشان لازم دارند.

در هر زمان ممکن، به اعضای تیمتان اجازه دهید که ابزار و تجهیزات لازم را برای کارشان انتخاب کنند. نه‌تنها با اعطای این مسئولیت به آنها استقلال می‌دهید، بلکه کارآمدتر است: احتمالاً خودشان بهتر می‌دانند که چه ابزاری برای کارشان لازم است.

مرحله ۶: حمایت عاطفی

بعضی اوقات باید از اعضای تیمتان حمایت عاطفی کنید. بعضی وقت‌ها می‌خواهند درد دل کنند؛ بعضی وقت‌ها هم باید در حل مشکل شخصی به آنها کمک کنید یا حتی مشورت دهید.

به‌هرحال، هرکسی در بیرون از محل کار زندگی خودش را دارد و اتفاقات بدی ممکن است در آن زندگی بیفتد. گاهی باید از روی محبت سخت‌گیری کنید، ولی وقتی‌که واقعاً اوضاع بدی دارند، باید به آنها کمک کنید.

در اینجا، باید به زندگی شخصی افرادتان اهمیت بدهید تا بفهمید که دچار مشکل شده‌اند.

باید بدانید که چطور به دیگران گوش دهید: هروقت که کسی برای کمک به سراغتان آمد، با دقت و همدلی گوش دهید. یادتان باشد که اگر افرادتان به شما اعتماد نداشتند، برای حمایت عاطفی سراغتان نمی‌آمدند. با حمایت در زمان لازم، جواب اعتمادشان را بدهید.

نکات کلیدی

یکی از مهم‌ترین کارهایتان به‌عنوان مدیر این است که افرادتان حمایت، ابزار و منابع لازم را برای کار داشته باشند. اگر همه چیز در اختیارشان باشد، رضایت و بهره‌وری بیشتری خواهند داشت و استرسشان کمتر خواهد بود.